AG de fin de mandat Editer

Le 02/07/21, de 18:00 à 22:00.
Discord
Organisateur : Unixcorn

7 personnes sont intéressés

Moi aussi

Description

L'année académique touche à sa fin et avec elle, la fin des mandats du comité actuel.

C'est pourquoi nous vous convions tous (jeunes, vieux, aficionados, intéressés, impliqués, ...) à notre AG qui aura lieu le 2 juillet (défini ici)
Les points abordés seront les suivants:
- la décharge du conseil d'administration;
- l'élection du nouveau conseil d'administration;
- parler du futur du hackerspace.

/!\ IMPORTANT /!\
Pour rappel, 3 postes sont à pourvoir:

  • Le mainteneur est le référent pour le hackerspace. Il est la personne de contact pour les personnes externes à UrLab, assure la responsabilité de la bonne tenue des activités et préside les réunions hebdomadaires.
  • Le vice-mainteneur assiste le mainteneur dans ses tâches et le supplée lorsque le mainteneur est absent. Il peut en outre prendre le rôle de personne de contact interne au Hackerspace.
  • Le trésorier s'assure de la bonne tenue des comptes du Hackerspace: il effectue les payements et remboursements, et consulte périodiquement les relevés bancaires pour vérifier l'équilibre budgétaire.

Tout le monde, quelque soit l'ancienneté, est invité à postuler pour ces fonctions qui sont essentielles au bon fonctionnement du hackerspace. Pour obtenir plus de détails, n'hésitez pas à contacter les mandataires actuels (Unixcorn, Pinebook et minigrim0 sur IRC) ou via discord.

Si vous voulez devenir mainteneur, vice-mainteneur, trésorier, envoyez-nous un mail à contact@urlab.be ou contacter Unixcorn ou Pinebook

Pour avoir une description de chaque postes: https://github.com/Cerkinfo/Statuts/blob/master/roi.md

Viendez très nombreux, elle aura lieu sur le discord du CI dans le channel "🕵-réunions"

Ordre du jour

  • la décharge du conseil d'administration;
  • l'élection du nouveau conseil d'administration;
  • parler du futur du hackerspace.
    • Le nouveau local
    • les choses à faire l'année prochaine
  • Projets futurs
  • Ce que le BES peut faire pour nous aider durant l'année 2021 - 2022

Compte rendu

La décharge du conseil d'administration ;

Unixcorn (Bruno)/Pinebook (André):

présentation de pinebook + Unixcorn: slides(slides repris de l'AG CI, unixcorn à oublié de changer le titre, noice).

Évènements durant l'année 2020 - 2021:

6 SmartMonday:

Le 1er en ligne et en présentiel, les 5 autres, complétement en ligne. Le 1er, en présentiel, 20-25 personnes + une dizaine sur twitch. Les autres, full sur twitch, entre 25 et 45 viewers unique (un pique à 50 pour le dernier SM). On a plutôt bien réussis à fidéliser les gens à être au SmartMonday en ligne.

1 workshop:

On a essayé de faire les workshops en ligne, en commençant par git. Il à duré 3h (soucis techniques notamment) et très peu de gens sont restés jusqu'à la fin, nous n'avons pas essayé de faire de workshop make ni de linux install party, car ça nous semblait trop compliqué. Mais on en a organisé plus entre membres et sur d'autres sujets, entre nous sur discord, comme le crash course Django, organisé par C4. Je pense que sur discord, ça passe mieux, il y a plus d'interactions, mais il faut clairement limiter le nombres de personnes présentes.

Les projets :

  • Merci à Minigrim0, Morti et aux vieux d'avoir reconstruit et upgradé à django 3 le site après la cyberattaque.
  • Nous avions pensé lancer des Kits d'électroniques pour pouvoir proposer aux novices (les BA1 par exemple) des minis projets qu'ils pourraient faire chez eux, avec une doc qu'on leur fournirait. Les Kits sont achetés et fait, la doc est déjà bien avancée (faite principalement par Morti, Minigrim0 et Unixcorn) même si on peut toujours rajouter des projets et des explications. Mais nous n'avons pas encore commencé à proposer les kits, car nous trouvions ça bizarre de proposer les kits sans que les personnes puissent visiter l'UrLab par après. Par ailleurs, les 1ère étaient passés majoritairement en distanciel au moment où les kits étaient plus ou moins prêts à être lancé (et donc, nous n'aurions pas pu les voir après leurs cours, ou à la pause du midi même en dehors du local).
  • Dochub: nous avons pour projet de faire une refonte de dochub, mais pour l'instant, seul le CAS a été fixé pour qu'il ne bug plus une fois sur deux, il est maintenant stable, nous reparlerons du reste de dochub par la suite.
  • La ST-V online, Unixcorn à aidé None dans l'organisation de la ST-v en ligne, en faisant des tutos pour les cercles + de l'aide le jour J. C'était fun, mais il ne le referait pas l'année prochaine, c'était épuissant également.

Les futurs projets/projets en cours

  • Le déménagement : comme les habitués du local ont pu le voir que le 131 avenue Buyl est en très mauvais état. Nous avons fait ce que nous pouvions avec l'administration de l'ULB pour qu'ils soient conscients du problème (même s'ils l'étaient déjà probablement avant). Au fur et à mesure de l'année, il s’est avéré que l'ULB n'allait probablement pas faire des travaux pour remettre sur pied le bâtiment. Nous allions donc devoir changer de local.
    • On à essayé de voir si le corps académique du DI pouvait nous aider sur ce point, on leurs à envoyer pas mal de mails pour leurs demander de l'aide. Nous n'avons pas encore eu de propositions concrète, qui nous semble viable, mais nous avons eu bcp de soutiens et nous pensons que ça à contribuer à faire bouger les choses du côté de l'administration. Nous sommes tjs en discutions avec les profs pour essayer de trouver un local qui nous arrangerait. La proposition la plus aboutie que nous avons eu, c'est d'aller au SeeU (USquare), les anciennes casernes, mais il y a plusieurs désavantage à aller la-bas, Unixcorn n'était déjà pas chaud et les membres présents à la réunion ne le semblait pas non plus. Si on va la-bas, on peut espérer avoir un local à nous jusqu'en mars 2022, après, nous devrons nous joindre à un projet sur place et ne plus nous considéré comme un cercle, et donc probablement couper les ponts avec le CI.
  • Documenter dans un doc protégé, app, sur le réseau (à définir) les mots de passe/accès du comité URLAB (Peut être étendre ça au CI ?)
  • Documenter un Howto SM en ligne et en local (voir un how to comité) sur le wiki
  • Facelift de dochub, on va refaire l'UI de dochub pour qu'il soit + au goût du jour, rajouter + de présence au CI et à l'UrLab dessus (comme quoi c'est nous qui l'avons fait). Aller vers chaque cercle facultaire pour leurs demander de rajouter leurs drives, dropbox, etc sur dochub et leur demander de faire de la pub dans leurs communautés, simplifier la manière de modifier l'arbre des cours + d'autres tweaks à définir.

Divers (vers):

  • Les mails de soutient des professeurs/assistants du département informatique
  • Dès que le comité a accès au compte, récolte d'argent des clubmates + Mise à jour de la page de dépenses.

Minigrim0 (Florent)

Minigrim0 à fait une page sur le site pour les dépenses: https://urlab.be/stock/transactions, accessible seulement aux personnes connectées.
Sinon pas grand chose à faire sur la trésorerie pendant l'année à cause des comptes bloqué et du peu de matériel/boissons/snacks à acheter (Smartmondays à distance, plus de snack ou boisson à vendre).

Élection du nouveau du nouveau conseil d'administration :

  • Mainteneur : Gargamel (Antoine) (co-opté Unixcorn)
  • Vice-mainteneur: None (Julien) (co-opté Pinebook)
  • Trésorier: Minigrim0 (Florent)(3iême mandats c'est parti !)(un badge à été créé pour l'occasion)
  • Dochub: Pinebook (André) (<- légèrement poussé à cette tâche )

Buts du nouveau conseil:

parler du futur du hackerspace.

Le nouveau local

les choses à faire l'année prochaine

  • Trouver des nouveaux membres

Projets futurs

Lier le stock du HS/CI

Link des stocks HS et CI en un lieu (idée Stockhandler) avec peut-être un Discord bot, Unixcorn rappel qu'il faut que ça puisse durer dans le temps sans trop de maintenance complexe et ce pose des questions sur ce point

Divers(vers2):

Ce que le BES peut faire pour nous aider durant l'année 2021 - 2022

Le BES souhaite nous aider sur 3 points:

  • Ramener des membres, en organisant des activités avec nous, en parlant de nous de leurs côté etc
  • Nous aider à trouver un nouveau local
  • Revoir notre administration avec nous, notre manière de gérer nos comptes etc

réponse de None:

super chaud, le BES peut contacter Gargamel, None ou Loukas Wets. Par contre, l'argent, y'a pas de problème faut surtout pas y toucher

Soirées à faire:

Soirée pour ramener des vieux pour transmettre du knowlege ("Soirée hack à (la) con") (Idée de Thibault) (None chaud)

Points important de Gargamel, conseil CI:

  • Ne pas laisser mourir l'URLAB ( un point important de Shark(Loukas) le nouveau président, Gargamel et None

Divers Q/A:

  • Thibault : Comment allez vous être togé du CI et membre du comité en même temps? (question posé à None et Gargamel)

    • None: Au HS je suis None le vice-mainteneur et dehors du HS je suis le togé, or si un bleu lui parle des choses HS hors HS il lui mettras claire que c'est séparé même chose vice versa (au HS on me connaît que en tant que vice-mainteneur)

  • Thibault : Au sujet du budget, dans le budget du HS été définit par rapport le FOSDEM et on avait un certain pourcentage, mais t'avais dit que cette année le HS aura un buget annuel prédéfinit : 2000-5000€ Pourquoi ce changement?

    • None : Ceci est simple, si le CI fait un mauvais FOSDEM, le HS ne sera pas impacté, vice versa, pour si le FOSDEM rapporte un grand budget le HS ne sera pas impacté, de plus le HS pour le CI n'a pas de revenu financier
    • None: Le HS n est pas obligé d'être à chaque FOSDEM mais voila ça reste quand même bien si le HS s implique

  • Thibault: Le HS étant indépendant vous avez dit que le HS devrait faire un rapport sur ses projets pour demander de l'argent au CI, ceci est contre les "règles d'indépendance" du HS.

    • None: Le HS aura 2k-5k au début de l année, cet argent peut être utilisé pour tout faire projet, boissons HS , etc.. , une fois le budget utilisé et/ou on a besoin plus pour un grand projet, le CI veux simplement avoir un retour sur où l'argent est passé
    • Thibault: Entre autre Argent contre la Transparence?
    • None: Oui exactement, le CI n'as pas de problèmes de débloquer de l'argent tant que le HS démontre ou l'argent va
    • Pinebook: Thibault, si t'as vu la présentation, le HS montre les projets faits que pour que le CI sache ou vas l'argent
    • None: Le CI contient des membres qui n'ont rien à avoir avec l'URLAB et veulent avoir une légère idée où l'argent est parti
    • None: comme maintenant gargamel et moi on est dans le comité ici est aussi impliqué au CI et que Shark(Loukas) est en info, on est au courant ou va souvent l'argent, en débloquer plus sera plus simple

  • Pinebook (resort le soucis de la toge)

    • None: rassure les membres la séparation des tâches (HS -> HS et CI -> CI), il ne laissera aucun des 2 de côté.

  • Pinebook: Est ce que l'ancien comité et membres HS peuvent venir aux réunions CI?

    • None et Gargamel: Oui je crois qu il y a pas de soucis, la transparence est des deux cotés (CI->HS HS->CI)

Membres présents:

  • None
  • Gargamel
  • Altf4
  • Rom1
  • Thibault
  • Minigrim0
  • Unixcorn
  • Mehdi
  • Pinebook
  • Nemael (Membre BES)

Pad de la réunion

https://pad.lqdn.fr/p/urlab-meeting-85

Membres présents

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